第一章 总 则
第一条 为了全面遵守《民办非企业单位登记管理暂行条例》和《北京新阳光白血病关爱中心章程》，规范发展，保障中心的合法权益，使中心的档案管理更加规范，特制定本办法。
第二条 中心文件归档范围如下：
（一）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
（二）相关部门发来的与本中心有关的决定、条例、规定、批复等文件材料；
（三）本中心对外发文以及与有关单位来往的文件；
（四）本中心的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报；
（五）本中心与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；
（六）本中心工作人员任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料；
（七）本中心职工劳动、工资、福利方面的文件材料；
（八）本中心的历史沿革、大事记及反映本中心重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第三条 中心文件归档形式分为：电子版、实物版；保存方式分为：本地保存、异地保存。
第四条 中心各类行政收发文件，要统一由行政部备案登记，随时收发，随时登记。
第五条 年度结束后，所有档案资料应于次年三月底前全部分类归档入库。
第六条 调阅存管行政资料和正在撰写中的行政文件，要严格办理手续。主任批准后方可调阅。非中心工作人员调阅时，需持有正式文件或证明材料，经主任、行政主管共同签字同意后，在工作时间内方可到行政部调阅，需当时填写档案使用记录；且需在指定地点及时限内查阅，在规定时限内原样交还行政部；行政部核对无误后，放回原处。
第七条 行政部应将项目资料汇集、归类和建档存管，杜绝将存管项目资料和正在设计中的项目方案带出中心。所有工作人员都负有项目资料和设计中项目方案的保密责任。
项目资料包括：
（一）项目联系人信息，包括受助人和受助人的相关人的信息；
（二）志愿者信息，包括志愿者的联系方式和服务记录；
（三）部门和项目工作流程等。
第八条 项目计划完成后，应及时将项目档案进行备份，并将项目档案原件交由行政部归类存放，并按要求年限妥善保管。
第九条 年度结束后，当年所有会计档案资料可在财务部门或财务主管人员保存一年以备临时查阅，下一年的三月底以前全部分类归档入库。
第十条 对入库会计档案应进行登记，并编制库存档案资料索引；并按要求年限妥善安全保管。
第十一条 归档的文件材料必须按年度立卷，在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第十二条 主任指定公文承办人员应保证经办文件的完整(各种附件一律不准抽存)，并及时交行政部归档。工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第二章 文件材料的收集管理
第十三条 主任指定专(兼)职人员，负责管理中心的文件材料，并保持相对稳定。如离职，应提前最少一个月告知，并由主任另行指定负责人员，办理交接手续。
第十四条 凡本中心印发的公文的正件与附件、请示、批复、转发文件（含原件），一律由行政部统一收集管理。
第十五条 会议文件由行政部收集归卷。
（一）中心工作人员外出学习、考察、调查研究、参加相关部门召开的会议等公务活动后，应将会议的主要文件资料整理好，向行政部办理归档手续；
（二）本中心召开会议，由主任指定专人将会议材料、声像档案等向行政部办理归档手续。
第三章 会计档案管理
第十六条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算资料。会计档案管理应严格按照《非营利组织会计制度》执行。
第十七条 每年形成的会计档案，应当由财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务主管人员保管一年，期满之后，应当由财务主管人员编制移交清册，移交主任指定的专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。
移交行政部保管的会计档案，保持原卷册的封装。
第十八条 由于会计人员的变动会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。
第十九条 本办法由北京新阳光白血病关爱中心负责解释。
第二十条 本办法自公布之日起执行。